旅費規程の作り方

規程がないと日当は経費にならない

旅費規程は、出張のときに会社がいくら支払うかを定めた社内ルールです。これがあると日当を経費にでき、受け取る側にも所得税がかかりません。逆に規程がないまま日当を払うと、給与として扱われます。

課税・非課税の分かれ目は 出張手当が非課税になる条件 で説明しています。

入れるべき 6 つの項目

決まった書式はありません。ただ、どのサンプルを見てもおおむね同じ骨格でできています。

1. 目的と適用範囲 — 誰に適用するか（役員・従業員・パートまで含めるか）
2. 出張の定義 — 片道何 km 以上を出張とするか、宿泊を伴うかどうか
3. 旅費の種類 — 交通費・日当・宿泊費（海外なら支度料なども）
4. 金額 — 距離帯ごと、または役職ごとの単価
5. 出張中の勤務時間の扱い — 「所定労働時間勤務したものとみなす」と書くのが一般的
6. 仮払いと精算 — いつまでに精算書を出すか、領収書をどう扱うか

このほか、予定変更や事故が起きたときの扱い、規程の改廃手続きを末尾に置きます。

金額は別表にする

日当や宿泊費の金額を条文の本文に書き込むと、改定のたびに規程そのものを直すことになります。「別表のとおりとする」と書いて、金額は末尾の表にまとめておくと運用が楽になります。

距離帯で分ける場合は、次のような形です。

金額の決め方は 出張日当の相場と決め方 で詳しく説明しています。

作成の手順

1. タビマネのサンプル規程（ログイン後、旅費規程ページからダウンロード）か、公開されているサンプル（中小企業基盤整備機構が条文例を公開しています）を土台にする
2. 自社の実態に合わせて出張の定義と金額を書き換える
3. 顧問税理士に金額の妥当性を確認してもらう
4. 役員会などで承認し、施行日を決める
5. 従業員がいる場合は周知する

作ったあとの運用

規程は作って終わりではなく、そのとおりに支給していることが大切です。規程では 5,000 円と決めているのに実際は 10,000 円を払っていた、という状態だと根拠になりません。

出張のたびに日当を手計算していると、この食い違いが起きやすくなります。規程の内容を計算ルールとして登録しておき、そこから自動で金額を出す形にしておくと、規程どおりの運用を保てます。

タビマネでできること

タビマネは、作った旅費規程のファイルをアップロードすると、その内容（距離区分・日当・交通費のレート）を読み取って計算ルールに反映します。以降は出張の予定を入れるだけで、規程どおりの日当が計算されます。規程のファイル自体もご自身の Google ドライブに保存されます。