出張の事前申請と事後申請
出張の申請は、承認してから行かせる「事前申請」が原則です。ただ、急な対応で事前に出せない出張は必ず起きます。事後申請をどう認めるかを決めておくと、精算のたびに揉めずに済みます。
事前申請が原則になる理由
出張を事前に承認する目的は 3 つあります。
- 出張が必要かを先に判断する — 電話やオンラインで済む用件かどうか
- 費用の見込みを先に把握する — 交通手段や宿泊の要否で金額が大きく変わる
- 旅費の根拠を残す — 業務のための旅行であることを、日付つきの記録で示せる
3 つめは税務にも関わります。日当が非課税になるのは職務を遂行するための旅行に支給するもの（所得税法 9 条 1 項 4 号）なので、業務の旅行だったことを記録で示せるようにしておきます。
国家公務員の制度では
国家公務員の旅行は、旅行命令権者が発する「旅行命令」によって行います。命令どおりに旅行できなくなったときの変更も、原則は事前の申請です。ただし申請する余裕がなかった場合は、旅行の後にできるだけ速やかに申請すればよいとされています。
旅行者は、前項の規定による旅行命令等の変更の申請をするいとまがない場合には、旅行命令等に従わないで旅行した後、できるだけ速やかに旅行命令権者に旅行命令等の変更の申請をしなければならない。
変更が認められなかった場合は、命令どおりの範囲の旅費しか出ません（同条第 3 項）。「原則は事前、間に合わなければ事後、認められなければ当初の範囲まで」という作りは、旅行命令を変更するときの規定ですが、民間の規程で事後申請を決めるときの参考になります。
事後申請を認める場合の決め方
事後申請を認めるなら、次の 3 点を規程に書いておきます。
- 認める場面 — 顧客対応やトラブルなど、事前に申請する時間がなかった場合に限る
- 期限 — 出張から何日以内に申請するか（例: 帰着後 3 営業日以内）
- 認めなかったときの扱い — 旅費を払わないのか、事前に承認を受けていれば認められた範囲まで払うのか
期限を書かないと、月末にまとめて事後申請が出て、承認が形だけになります。
申請書に書く項目
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 用務 | 何のための出張か（訪問先・会議名など） |
| 行先 | 出張先の住所または施設名 |
| 日程 | 出発日・帰着日、宿泊の有無と泊数 |
| 交通手段 | 新幹線・航空機・自家用車など |
| 見込み額 | 交通費・宿泊費・日当の合計 |
精算は申請の内容と実績を突き合わせて行います。精算の流れは 出張旅費の精算の流れ にまとめています。
規程への書き方
出張者は、出張前に用務、行先、日程を会社に届け出て承認を受ける。ただし、緊急のためあらかじめ届け出ることができない場合は、帰着後 3 営業日以内に届け出て承認を受ける。承認を受けられなかった出張の旅費は支給しない。
前半はタビマネのサンプル規程の第 9 条と同じ文で、ただし書き以降を事後申請用に足しています。規程全体は 出張旅費規程のサンプル を参照してください。
タビマネならこう解決できる
事後申請を認めると、出張の日付や行き先を後から思い出して入力することになり、記録が不正確になりがちです。
- 1予定から抽出した出張の候補
- 1規程の日当条件を時刻と距離に当てはめた判定
タビマネは、Google カレンダーの予定から出張らしいものを候補として抜き出します。AI が判断するのは出張らしいかどうかだけで、日当の条件は適用中の規程を予定の時刻と距離に当てはめて試算します。
候補を確認して明細に追加すると、予定の日付と行き先がそのまま記録になります。
出典
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